untermStrich® „on demand“

untermStrich® „on demand“

Software in Worte zu fassen ist eine Herausforderung. Denn wir wollen Ihnen nicht nur zeigen, was das Programm kann – wir wollen Sie überzeugen, dass untermStrich® für Ihr Planungsbüro die effizienteste Lösung ist. So kam die Idee, untermStrich® durch fiktive Wochenskizzen in einem simulierten Büroalltag vorzustellen. Sozusagen als praktischer Leitfaden aus der Praxis.

Begleiten Sie uns doch einfach und sehen Sie,
wie anwenderfreundliche Software „on demand“ aussehen kann.

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Montag, Tag 1


untermStrich® Tools des Tages

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08:00
untermStrich® – das bewährte platt­formunab­hängige Controlling- und Manage­ment­system startet zur täglichen Dokumentation und Steuerung über den Browser auf jedem Rechner, jedem Smartphone und jedem Tablet.

09:15
Die Woche beginnt mit einer erfreu­lichen Information. Ein neues Projekt wurde akquiriert – die aufwen­digen Vorar­beiten haben überzeugt, der zukünftige Arbeit­geber hat den Auftrag vergeben.

09:30
In der sofort einberufenen Team­sitzung werden die ersten Aufgaben delegiert – der Projekt­leiter ist dafür verant­wortlich, das Projekt organi­satorisch in Ordnern und Strukt­uren sowohl analog als auch digital vorzubereiten.

Alle Infor­mationen zum Projekt werden ab jetzt in untermStrich® zentral hinterlegt.

Das Browser­fenster der platt­formunab­hängigen Software öffnet sich und die einzelnen Team­mitglieder werden über das neue Projekt informiert – auch die auswärts arbeitenden Teams werden über den Butler von untermStrich® unmittelbar in Kenntnis gesetzt.

Die vorhan­denen Ressourcen über die anderen bereits zugeteilten Projekte und Arbeits­bereiche werden geprüft.

10:00
Ein neuer Mit­arbeiter wird in das Team einge­wiesen und gleich dem neuen Projekt zugeteilt – das Office­manage­ment hat bereits alle relevanten Daten, Sicher­heits­einstellungen und Vorgaben im Team­modul fertig ein­getragen und vorerst braucht der neue Mit­arbeiter nur am Ende des Tages seine Leistungen exakt projekt- und phasen­bezogen zu dokumentieren. Erst zu einem späteren Zeitpunkt wird entschieden, ob der Mitarbeiter, abhängig von seiner erbrachten Leistung, über weitere Zugriffe verfügen darf.

11:00
Es ist nun klar, wer die ersten externen Kontakte für dieses neue Projekt sind – das Office­manage­ment teilt sie mit einem einfachen Klick aus dem Adress­modul zu. Somit startet auch zugleich die ab jetzt ständig erweiterte Betei­ligten­liste. Ein großes Plus des Programms sind die vielen über­sichtlich geglie­derten Adressen – ein CRM, wie man es schätzt.

11:30
Das Honorar wurde aufgrund von geänderten Projekt­voraus­setzungen neu ermittelt und die einzel­nen Kosten­teile wurden dem Projekt nach Leistungs­phasen zugeordnet – zeitgleich konnten die Soll­stunden für das Team fixiert und hinterlegt werden.

Wichtige Infos wie m², m³, Dichte, Geschoss­fläche, Bebau­ungs­grad und viele andere spezifische Projekt­kenn­zahlen werden nach und nach dem Projekt zugeordnet. Das Projekt­stamm­datenblatt beginnt, sein eigenes Leben zu entwickeln, und interagiert mit den Betei­ligten.

11:45
untermStrich® erkennt bei Anruf die Adresse des Auftrag­gebers – das Office­manage­ment weiß bei Bedarf sofort über die unter­schiedlichen Projekt­zuordnungen, Ver­netzungen, Schrift­stücke und vieles mehr Bescheid. Sie können, wenn Sie wollen, sofort auf gestellte Fragen ohne Um­schweife ant­worten, ohne umständlich und langwierig nach Zusammen­hängen zu forschen, ohne endlos Daten hinter­her­zujagen.

13:00
Neue Adressen drängen sich – analog wie digital – durch die Info­pipe­line herein (Bau­herren­vertreter, aus­führende Firmen, Zu­lieferer). Sie alle werden umgehend in das System eingetragen – auch der neue Mit­arbeiter weiß sofort über ein Kurz­memo Bescheid.

14:00
Um die Menschen hinter den Schrift­stücken zu visu­alisie­ren, braucht man nur einen kurzen Blick auf die Adressen zu werfen, die mit Fotos hinterlegt sind.

16:30
Neue Kategorien und Adress­gruppen sind notwendig – sie erleichtern die struk­turierte Adress­suche ungemein. Zusammen­hänge und Ver­knüpfungen mit anderen Adressen lassen sich rasch herstellen. Die Ver­netzung von neuen Daten und In­formationen wird immer komplexer.

17:00
Der erste Projekt­tag ist beinahe beendet. Jetzt gilt es nur noch, die Arbeits­stunden zu proto­kollieren, damit die aufgewen­dete Arbeits­zeit später nachvollziehbar ist. Aber mehr dazu am TAG 2.

08:00
Effizienz heißt das Motto des Tages – die Zeit drängt. Nach der erfolg­ten Team­besprechung werden die Stun­den­vorgaben der Leistungs­phasen diskutiert. Die Soll-Vor­gaben erfol­gen nach betriebs­wirt­schaft­lichen Gesichts­punkten und dienen auch als Richt­schnur für die jeder­zeit abruf­baren Fertig­stellungs­daten. Der Projekt­leiter erwähnt die Wichtig­keit der Leis­tungs­texte zur Stunden­erfassung, denn speziell die Änderungs­auf­zeich­nungen sind ent­scheidend für die spätere Ver­rechnung. Am Beginn des Pro­jektes wird nur die gerade gültige Leistungs­phase frei­geschaltet, um exakte Eingaben der Team­mit­glieder sicherzustellen. Die Evalu­ierung und Fort­führung verschafft dem Auswerter Gewiss­heit, korrekte und ziel­gerichtete Ein­gaben zu erhalten.

09:30
Ein klein­eres Folge­projekt wird per E-Mail über­mittelt und sofort projekt­orientiert zugeordnet – ein Gut­achten soll darüber Auf­schluss geben, ob ein weiterer Bauteil bei einem anderen Projekt durch die Bau­vor­gaben erweitert werden kann. Es wird vereinbart, die Hono­rierung nach tatsäch­lichem Aufwand ab­zu­rechnen. Das Zeit­protokoll startet unmit­telbar und wird die erbrachte Leistung minuten­genau aufzeichnen. Eine grund­legende Hilfe für die Doku­men­tation zur Abrechnung, denn die Kunden schätzen präzise Kal­kulation.

10:45
Die Verträge sind aufgesetzt, die Honorar­summe wurde mit dem aktuellen HOAI BUTLER errechnet, der Zahlungs­plan wurde aus­gearbeitet. Das Office­manage­ment pflegt diesen Zahlungs­plan als zu­künf­tiges zu erwar­tendes Honorar in untermStrich® ein und siehe da – ganz nebenbei hat sich die Zahlungs­liqui­dität für die nächsten 18 Monate gesteigert. Der An­schaffung dringend benötigter EDV für den neuen Arbeits­prozess BIM steht nichts mehr im Wege. Um Sicher­heit auf beiden Seiten zu schaffen, wird noch ein letzter Blick auf die Zahlungs­moral des Kunden geworfen – der zahlt innerhalb des ver­traglich fixierten Zahlungs­zieles. Diese Prüfung ist notwendig, die Bank­kon­ditionen werden immer straffer und ein unaus­geglich­enes Konto führt schnell zu Ver­unsicherung.

11:00
Die erste Rechnung des für die Studie beauftragten Geodäten geht ein. Früher als erwartet, aber völlig legitim und mit Skonto­möglich­keiten versehen. Das Office­manage­ment übernimmt nach Freigabe des Projekt­leiters diese Rechnung in die externen Kosten. Das Resultat ist erfreulich – das Budget wird nicht über­schritten! Da es bei diesem Projekt notwendig ist, weitere Sub­planer zu beauftragen, wird hier auch der Zahlungs­plan für deren Kosten­auf­stellungen und Rechnungen eingetragen. Das System begeistert immer mehr – endlich erhält man eine exakte Übersicht über Ein- und Ausgänge und zudem einen Vergleich zu den tatsächlich abgerechneten Leistungen.

11:45
Schnell wirft man noch einen Blick auf die Zeit­aus­gleichs­stunden der Team­mitglieder. Der neue Mitarbeiter hatte gestern einige Über­stunden ange­sam­melt, deshalb sollte er heute kürzer arbeiten.

13:00
Erste Änderungs­wünsche werden seitens des Auf­trag­gebers mitgeteilt. Jetzt gilt es, besonders exakt bei der Nieder­schrift von Stunden und Beschreibungs­texten zu sein – diese sollen als Grund­lage für mögliche Verhan­dlungen über zusätz­liche Leistungen und für deren Abrechnung dienen.

13:30
Ein klei­neres, kompaktes Projekt kann nach tatsäch­lichem Aufwand abge­rechnet werden. Als Grund­lage dient der Stunden­eintrag. Der Projekt­leiter gibt die tat­sächlich geleis­teten Stunden frei und das Office­manage­ment stellt die Rechnung, die auto­matisch in die Honora­rverwaltung ein­getragen wird – ein reibungsloser Workflow.

15:00
Der Projekt­leiter und die Geschäfts­führung müssen einige heikle Fragen zu Fertig­stellungs­graden und Zahlungs­fristen klären – es gilt, alle Even­tuali­täten zu überprüfen.

Die Projekt­abläufe werden viel­schichtiger, Zwischen­resultate werden benötigt. Das System hat alles erfasst, jetzt stellt sich nur noch die Frage, wie einfach oder komplex die Aus­wertung und die Resul­tate sein sollen. Ein Ho­norar­vergleich wäre noch etwas verfrüht – aber auch die an­deren Projekte müssen überprüft werden. Dabei fällt auf, dass ein Projekt durch erstaun­lich viele Besprechungs­stunden in Leistungs­phase 3 her­vorsticht. Nach Prüfung der Leistungs­beschrei­bungen aller Team­mitglieder muss der Auftrag­geber an seine Entscheidungs­rolle positiv erinnert werden. Beim Durch­forsten der Datenbank erscheint eine vergleichende Kosten­grafik eines anderen Projekts. Diese kann man der Geschäfts­führung zeigen, um besser zu veran­schaulichen, welche prioritären Arbeits­anwei­sungen unmittelbar zu treffen wären.

Mittwoch, Tag 3


untermStrich® Tools des Tages

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08:30
Endlich – die ersten kon­kreten Auf­gaben für die Team­mit­glieder stehen auf der Tages­ordnung. Der Projekt­leiter verteilt die Auf­gaben und gibt Fristen zur Fertig­stellung vor.

09:45
Behörden­termine, Aufgaben­listen zum Entwurf, Trag­werks­konstruk­tions­prüfung, Schalungs­plan­erstel­lung sowie erste Lüftungs­berechnung und bau­physika­lische Grund­lagen­erstellung – das elektro­technische Konzept wie auch den Vor­abzug zur Licht­planung nicht vergessen. Bei der Fülle an Aufgaben darf die Über­sicht nicht verloren gehen – hier bewährt sich das System immer wieder, weil es den profes­sionel­len Durch­blick unterstützt.

11:15
Die Jour-fixe-Be­sprech­ungen werden terminiert – diese finden immer mittwochs um 13:30 für 3 Stunden statt, immer versehen mit einer Aufgaben­liste und einer ergebnis­orientierten Ziel­vorgabe. Das System erinnert noch an eine Prä­senta­tion beim Auftrag­geber.

13:30
In der Planer­besprech­ung wird fest­gestellt, dass die vorge­schlage­nen Ter­mine bei der Fülle von Auf­gaben nicht zu halten sind – ein neues Termin­konzept muss ent­wickelt werden. Intern wird überprüft, ob dafür genü­gend Res­sourcen vorhanden sind.

15:00
Die Über­prüfung hat gezeigt, dass andere Termine verlegt werden müssen. Zudem wird kontrolliert, ob sich der zusätz­liche Leistungs­aufwand noch mit der Honorar­vorgabe deckt.

16:00
Vor lauter Euphorie über das neue Projekt hätte man beinahe die Urlaubs­zeiten der Team­mit­glieder übersehen. Leider zeigt die Urlaubs­grafik, dass in der Leistungs­phase 3 zwei dringend benötigte Mit­arbeiter fehlen. Doch alles ist noch recht­zeitig erkannt worden – die Mitarbeiter können nach Rück­sprache ihren Urlaub verschieben.

16:15
Das System erin­nert an den Besprech­ungs­termin mit dem Auftrag­geber. Es gibt jedoch kein Vor­wärts­kommen im Stau – eine Schnell­info aus den Adressen und somit nach­vollziehbar wird ver­sendet, dass man sich um 20 Minuten verspäten wird.

17:30
Ein geballter Arbeits­tag geht dem Ende zu und man gelangt zur Erkenntnis: gut, dass es Systeme gibt, die bei der Organi­sation helfen.

Donnerstag, Tag 4


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07:45
Neue Vor­lagen müssen für das Projekt erstellt werden, auf Kunden­wunsch versehen mit dessen Logo. Die Probe­for­mulare werden teils in MS Office und teils in Libre­Office erstellt – je nach Wunsch und Vorgabe.

08:15
Neue Vorlagen aus dem Office­manage­ment liegen vor. Ein Test­lauf für das Formular – ein personali­sierter Serien­brief wird an alle 37 Projekt­betei­ligten versendet. Man sieht, wie effizient und schnell das System reagiert.

09:30
Ein Anruf von einer anderen Bau­stelle erfordert schnelles Handeln. Es werden alte Schrift­stücke für die damalige Defini­tion und Freigabe der Beton­ober­fläche benötigt. Das Office­manage­ment geht mit gezielter Suche vor. Aus 3650 Do­kumen­ten werden innerhalb weniger Augenblicke drei passende Schrift­stücke gefiltert. Die Rück­meldung kann bereits „on demand“ über das Telefon gegeben werden. Wieder ein Beweis, untermStrich® ist einfach unschlagbar.

10:15
Ein miss­mutiger Projekt­betei­ligter behauptet, die letzt­gültige Frei­gabe für die Um­setzung eines Bau­vor­habens nie erteilt zu haben. Doch System­dokumen­tation sei Dank kann sofort das Gegen­teil be­wie­sen werden.

11:30
Die ersten Pläne bei dem neuen Projekt werden als Vor­abzug fertig­gestellt. Durch das digitale Plan­buch von untermStrich® steht jedem Mit­arbeiter sofort der letzt­gültige frei­gege­bene Plan­stand zur Verfügung. Ein großer Vorteil für den­jenigen, der als Urlaubs­vertretung ein­springen muss. Das Office­manage­ment kann eben­falls für den Versand auf den verschie­denen Platt­formen oder in den Direkt­mails auf die PDFs und Echt­daten der Pläne zurück­greifen.

13:45
Die ersten Pläne der Projekt­partner müssen geprüft werden – für die Doku­menta­tion des Arbeits­prozesses und zur Ver­meidung späterer Rück­fragen ist die Verwal­tung dieser Infos unum­gänglich. Ein Klick und die Auf­gaben werden den richtigen Team­mitgliedern zugewiesen.

14:00
Wie selbst­verständ­lich dokumen­tiert untermStrich® den E-Mail-Verkehr projekt- und personen­bezogen. Gerade jetzt, bei einer Nach­frage zu einem verjährten Sach­verhalt, erweist sich eine lücken­lose und nach­vollzieh­bare Doku­menta­tion als hilfreich. Gedanken muss man sich darüber keine mehr machen.

15:00
Liefer­scheine für die persön­liche Über­gabe der ersten Pläne sind auto­matisch fertig. Auch hier bleibt, wer schreibt – altes Planer­sprich­wort.

16:30
Zur Vor­bereitung einer Zeugen­aus­sage in einem Gerichts­ver­fahren zu einem bereits ab­geschlos­senen Projekt benötigt man die Liste sämt­licher ein- und aus­gegan­genen Doku­mente (E-Mails, Briefe und Pläne) der letzten Jahre.

16:35
Präziser Do­kumen­tation sei Dank – die Liste ist auf­grund multi­flexibler Such­filter im Nu fertig.

Freitag, Tag 5/1
Vormittag


untermStrich® Tools des Tages

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08:30
Zufällig finden Mit­arbeiter bei der Über­prüfung von Kontakten in der Daten­bank heraus, dass der neue Sub­planer für den un­mittel­baren Mit­bewerb gearbeitet hat. Alle Daten und Ver­merke zu dieser Person werden überprüft. Sofort gibt es Ent­warnung – untermStrich® hat wie immer den Überblick.

09:00
Ein kurzer Wochen­rück­blick – das Office­manage­ment hat alle Infos. Doch der Projekt­leiter hat über­sehen, dass die Plan­stände auf der Platt­form dringend aktuali­siert werden müssen.

09:30
Ein Handels­vertreter bringt den neues­ten Ordner mit Bau­materi­alien – da die Zeit momen­tan knapp ist, wird die Ablage sofort in der vir­tuel­len Bibli­othek und im Büro­raum­buch vermerkt. Das erspart un­nötig langes Suchen.

10:30
Stunden­check über die Aus­gleichs­zeiten bzw. die an­stehen­den Über­stunden­aus­zahlun­gen oder deren Abbau. Nach Einigung mit den Mit­arbeitern werden die Über­stunden in den nächsten Wochen als Ausgleichs­zeit abgebaut. Die Reise­kosten­prüfung ist bereits überfällig – eine schnelle Kon­trolle und man hat wieder alle Daten auf dem letzten Stand.

Freitag, Tag 5/2
Nachmittag


untermStrich® Tools des Tages

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14:00–16:00
Endlich Zeit, ein paar Quer­ab­fragen zum Stand des Unter­nehmens zu machen – da hilft das ein­malige BUTLER-System von untermStrich®. Liqui­dität, Zahlungs­moral, Kosten­über­sichten aller Art, Pro­duk­tivitäts­angaben, Honorar­über­sichten und vieles mehr. Allein die Änderungs­auswertung führte bei einem bekan­nten Büro, das untermStrich® schon länger erfolg­reich einsetzt, letztes Jahr zu einem Ein­kommens­plus von 87.500 € netto – zu ver­danken war das zum Groß­teil dem simplen Leistungs­nachweis und natürlich dem Ver­handlungs­geschick des Geschäfts­führers.

Zudem war eine weitere Beson­der­heit des Programms für den Geld­segen förderlich: die Stand­bein­analyse der Top-10-Auf­trag­geber. Durch sie wurde die Geschäfts­führung daran erinnert, sich wieder einmal bemerk­bar zu machen und nach­zufragen, wie es mit Folge­projekten und Em­pfehlungen aussieht. untermStrich® schlägt Ihnen aufgrund der Auftrags- und Ho­norar­daten vor, den oder die Top­auftrag­geber anzu­rufen und nach­zufragen, wie es ihnen geschäft­lich geht oder ob wieder einmal eine Ein­ladung für ein Geschäfts­essen ansteht und ob es vielleicht Folge­projekte oder Empfeh­lungen geben wird.

16:15
Fazit dieser Woche: Endlich können Sie sich auf Ihre Arbeit als Architekt und Ingenieur voll kon­zentrieren. Die Ver­waltung, das Con­trolling und das Manage­ment funktio­nieren nun ausge­sprochen sicher und vor allem nach­haltig – dazu effizient in den Aus­wertungen und ergebnis­orientiert in der Bearbeitung. Aber jetzt ab ins Wochen­ende – Sie haben sich die Auszeit verdient!